6 étapes pour une passation de marchés intelligente au Canada
Diriger une entreprise n’a jamais été aussi difficile. Les prix ne cessent d’augmenter, les chaînes d’approvisionnement peuvent être imprévisibles et les clients s’attendent à des produits et services de haute qualité. Parallèlement, les entreprises doivent maîtriser leurs coûts sans pour autant sacrifier la qualité.
C’est pourquoi l’approvisionnement intelligent revêt une telle importance.
L’approvisionnement ne se limite pas à l’achat de produits. Il s’agit d’un processus qui consiste à trouver les bons fournisseurs, à réaliser des économies, à gérer les contrats et à s’assurer que votre entreprise bénéficie du meilleur rapport qualité-prix. Une stratégie d’approvisionnement solide peut contribuer à réduire les coûts, à améliorer l’efficacité et à assurer une réussite à long terme.
De nombreuses entreprises canadiennes se tournent également vers un groupe d’achat canadien ou une organisation d’achats groupés (GPO) pour simplifier leurs achats. Ces organisations regroupent le pouvoir d’achat de milliers d’entreprises afin de négocier de meilleurs tarifs et accords avec les fournisseurs.
Que vous dirigiez un restaurant, un hôtel, une résidence pour seniors, un parc de golf, un établissement d’enseignement ou toute autre entreprise, ces six étapes peuvent vous aider à mettre en place une stratégie d’approvisionnement plus intelligente.
1. Comprenez vos dépenses
La première étape vers des achats intelligents consiste à savoir exactement où va votre argent.
De nombreuses entreprises s’approvisionnent auprès de plusieurs fournisseurs sans analyser leurs dépenses. À long terme, cela peut entraîner une augmentation des coûts, des achats en double et des économies manquées.
Commencez par analyser vos données d’achat.
Examinez :
- Vos principales catégories de dépenses
- Vos fournisseurs les plus utilisés
- Vos contrats en cours
- Les tendances d’achat mensuelles
- Les produits que vous achetez le plus souvent
Ces informations vous aident à comprendre vos habitudes de dépenses. Elles mettent également en évidence les domaines dans lesquels vous payez peut-être trop cher ou achetez les mêmes produits auprès de différents fournisseurs.
Lorsque vous disposez de données claires, il devient plus facile de prendre des décisions éclairées. Au lieu de deviner où réaliser des économies, vous pouvez vous concentrer sur les domaines qui ont le plus d’impact.
Un bon approvisionnement commence toujours par une bonne visibilité.
2. Simplifiez votre processus d’achat
S’approvisionner auprès d’un trop grand nombre de fournisseurs peut rendre la gestion des achats plus compliquée qu’elle ne devrait l’être.
Chaque fournisseur a ses propres tarifs, factures, délais de livraison et systèmes de commande. La gestion de toutes ces relations prend du temps et alourdit la charge administrative.
Cherchez plutôt des moyens de simplifier votre processus d’achat.
Vous pourriez par exemple :
- Réduire le nombre de fournisseurs
- Regrouper les achats similaires
- Standardiser les produits sur plusieurs sites
- Passer commande via des programmes négociés avec les fournisseurs
Un processus d’achat plus simple garantit la cohérence au sein de votre entreprise. Il réduit également la paperasse et permet à votre équipe de consacrer moins de temps à la gestion des commandes.
Lorsque les achats deviennent plus faciles, votre personnel peut consacrer davantage de temps au service client et au développement de l’entreprise.
Les petites améliorations apportées chaque jour se traduisent souvent par des économies significatives sur une année.
3. Rejoignez un groupe d’achat canadien
L’un des moyens les plus rapides d’améliorer vos achats consiste à rejoindre un groupe d’achat canadien.
Une organisation d’achats groupés (GPO) négocie des contrats avec les fournisseurs pour le compte de milliers d’entreprises. Le volume d’achat combiné étant bien plus important, les membres bénéficient souvent de meilleurs tarifs que ceux qu’ils pourraient obtenir en négociant seuls.
Cette approche permet aux entreprises de toutes tailles de bénéficier d’un pouvoir d’achat digne d’une grande entreprise.
Rejoindre un programme GPO Canada peut offrir plusieurs avantages, notamment :
- Des économies sur les achats quotidiens
- L’accès à des fournisseurs nationaux et régionaux de confiance
- Des contrats pré-négociés
- Moins de temps consacré à la négociation des prix
- Des achats plus homogènes d’un site à l’autre
Au lieu de repartir de zéro à chaque fois qu’elles abordent un fournisseur, les entreprises peuvent tirer parti de contrats déjà négociés.
Cela permet d’économiser à la fois du temps et de l’argent.
Pour de nombreuses organisations, travailler avec un groupement d’achat canadien est l’un des moyens les plus simples de renforcer leurs achats tout en conservant des opérations simples.
4. Utiliser les données pour améliorer les décisions d’achat
Un approvisionnement réussi repose sur des faits, et non sur des hypothèses.
Les entreprises qui analysent régulièrement leurs données d’achat peuvent rapidement identifier les opportunités d’amélioration des performances.
Surveillez les informations importantes telles que :
- Les dépenses par catégorie
- Les performances des fournisseurs
- Le respect des contrats
- L’évolution des coûts au fil du temps
- Les tendances d’achat
Le suivi de ces informations aide les entreprises à réagir rapidement en cas de hausse des prix ou de problèmes d’approvisionnement.
Par exemple, vous pourriez découvrir qu’un fournisseur livre systématiquement en retard ou qu’un autre propose un meilleur rapport qualité-prix sur des articles fréquemment achetés.
Un bon système de reporting aide également les dirigeants à prendre de meilleures décisions financières.
Au lieu de se concentrer uniquement sur les prix actuels, ils peuvent identifier les tendances à long terme et ajuster leurs stratégies d’achat avant que les coûts ne deviennent un problème.
Les données donnent aux équipes d’approvisionnement la confiance nécessaire pour prendre des décisions.
5. Établir des relations solides avec les fournisseurs
Le prix est important, mais il ne doit pas être le seul critère de sélection des fournisseurs.
Des fournisseurs fiables aident les entreprises à fonctionner plus efficacement et à réduire les risques.
Une relation solide avec les fournisseurs conduit souvent à :
- Une qualité constante des produits
- Des livraisons fiables
- Une meilleure communication
- Une résolution plus rapide des problèmes
- L’accès à de nouveaux produits et services
Les fournisseurs qui comprennent votre activité peuvent également vous aider à vous préparer à la demande saisonnière, aux pénuries d’approvisionnement ou aux évolutions du marché.
L’établissement de relations à long terme crée un climat de confiance mutuelle.
Au lieu de changer de fournisseur à chaque fluctuation des prix, concentrez-vous sur la recherche de partenaires qui apportent une valeur ajoutée constante.
Une bonne gestion des achats repose sur des partenariats solides.
6. Collaborez avec Entegra pour une gestion des achats plus intelligente
La gestion des achats peut vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à la gestion de votre entreprise.
Négocier des contrats, comparer des fournisseurs, vérifier les factures et surveiller les dépenses : toutes ces tâches nécessitent des ressources dont de nombreuses organisations ne disposent tout simplement pas.
C’est là qu’Entegra peut vous aider.
En tant que groupe d’achat et organisation d’achats groupés de premier plan au Canada, Entegra aide les entreprises canadiennes à optimiser leurs achats tout en réduisant leurs coûts.
Les membres bénéficient :
- De contrats compétitifs avec des fournisseurs nationaux et régionaux
- De centaines de fournisseurs de confiance dans de multiples catégories
- Des experts en achats qui comprennent les entreprises canadiennes
- Des outils numériques d’achat et de reporting
- Une meilleure visibilité sur les dépenses
- Un accompagnement continu en matière d’achats
Entegra travaille avec des organisations issues des secteurs de l’hôtellerie, de la restauration, des résidences pour seniors, de l’éducation, des loisirs et de nombreux autres secteurs.
Plutôt que de remplacer vos fournisseurs actuels, Entegra aide les entreprises à prendre des décisions d’achat plus judicieuses tout en leur donnant accès à des économies et à une expertise en matière d’achats.
Cela permet aux organisations de se concentrer sur le service à la clientèle plutôt que sur la gestion des négociations avec les fournisseurs.
Pourquoi un approvisionnement intelligent est-il essentiel ?
Chaque décision d’achat a un impact sur votre entreprise.
Choisir les bons fournisseurs, négocier de meilleurs contrats et améliorer les processus d’achat permet de réduire les coûts tout en optimisant les opérations quotidiennes.
Un approvisionnement intelligent aide également les entreprises à :
- Améliorer leur trésorerie
- Réduire les dépenses superflues
- Accroître l’efficacité des achats
- Renforcer les relations avec les fournisseurs
- Bénéficier d’une meilleure visibilité sur les dépenses
- Se préparer à la croissance future
Ces avantages prennent encore plus de valeur en période d’inflation ou de perturbation de la chaîne d’approvisionnement.
Les entreprises qui investissent aujourd’hui dans leurs achats sont souvent mieux préparées pour demain.
Passez à l’étape suivante
Améliorer ses achats n’est pas nécessairement compliqué.
Commencez par comprendre vos dépenses, simplifier vos achats, exploiter les données et établir des relations solides avec vos fournisseurs. Envisagez ensuite de collaborer avec un groupe d’achat canadien de confiance qui pourra vous aider à réaliser des économies encore plus importantes.
Entegra offre aux entreprises canadiennes un accès à un pouvoir d’achat, à une expertise en matière d’approvisionnement et à des programmes de fournisseurs de confiance qui contribuent à réduire les coûts sans ajouter de complexité.
Que vous gériez un seul site ou des centaines, une stratégie d’approvisionnement plus intelligente peut aider votre entreprise à améliorer son efficacité, à maîtriser ses dépenses et à assurer son succès à long terme.
Un partenaire d’approvisionnement compétent ne se contente pas de négocier. Il aide votre entreprise à prendre chaque jour des décisions plus judicieuses. C’est pourquoi collaborer avec un partenaire de confiance GPO Canada comme Entegra constitue un investissement dans votre avenir.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’un groupe d’achat canadien ?
Un groupe d’achat canadien, également appelé « Group Purchasing Organization » (GPO), aide les entreprises à réaliser des économies en regroupant le pouvoir d’achat de nombreuses organisations. Cela permet aux membres d’accéder à des tarifs négociés, à des fournisseurs de confiance et à des programmes d’achat qui ne sont souvent pas accessibles aux entreprises individuelles.
Comment un GPO aide-t-il les entreprises à réduire leurs coûts d’approvisionnement ?
Un programme GPO Canada aide les entreprises à réduire leurs coûts d’approvisionnement en négociant les contrats avec les fournisseurs, en réduisant le temps consacré à la recherche de fournisseurs et en offrant l’accès à des tarifs compétitifs. De nombreuses GPO proposent également des outils d’approvisionnement, des rapports sur les dépenses et l’accompagnement d’experts pour aider les entreprises à prendre de meilleures décisions d’achat.
Pourquoi devrais-je m’associer à Entegra pour mes achats ?
Entegra aide les entreprises canadiennes à simplifier leurs achats tout en améliorant leurs performances en la matière. En tant que groupe d’achat de premier plan au Canada, Entegra donne accès à des accords négociés avec les fournisseurs, à une expertise en matière d’approvisionnement, à des outils numériques et à des réseaux de fournisseurs de confiance. Cela permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire leurs coûts et de se concentrer sur le développement de leurs activités plutôt que sur la gestion des contrats d’achat.