Achats pour les fêtes : ce que les restaurateurs devraient s'assurer de réserver avant que les prix n'augmentent

La période des fêtes s'accompagne d'une affluence accrue, de menus spéciaux et d'un emploi du temps chargé pour les restaurants, les hôtels, les complexes touristiques et les résidences pour seniors. Elle peut également entraîner une hausse des coûts et des retards d'approvisionnement.

Pour les exploitants canadiens, une bonne planification permet de préserver les bénéfices et d'assurer le bon déroulement du service. Attendre la dernière minute pour commander les ingrédients et fournitures essentiels peut se traduire par des prix plus élevés, un choix plus restreint et un stress supplémentaire.

La planification des achats pour les fêtes aide les entreprises à gérer leurs coûts, à s'assurer de disposer des produits essentiels et à se préparer aux semaines de forte affluence. En analysant les dépenses passées et en contactant leurs fournisseurs suffisamment tôt, les exploitants peuvent prendre de meilleures décisions d'achat avant la ruée des fêtes.

1. Analysez les dépenses de l'année dernière

Commencez par examiner les commandes, les factures et le chiffre d'affaires liés aux fêtes de l'année dernière. Identifiez les produits les plus coûteux et les variations de prix.

Passez en revue les articles clés tels que :

• La viande, les fruits de mer, les produits laitiers et les produits frais.
• Les ingrédients des menus de fêtes et les desserts.
• Les boissons et les produits de spécialité.
• Les emballages à emporter et les fournitures destinées aux clients.
• Les produits d’entretien et autres produits de première nécessité.

Recherchez les produits qui ont été difficiles à trouver ou qui ont coûté plus cher que prévu. Utilisez ces informations pour établir un budget et déterminer quels articles doivent être traités en priorité.

Pour les entreprises disposant de plusieurs établissements, comparez les dépenses entre les différents sites. Des plans d’achat communs peuvent aider les équipes à réaliser des économies et à éviter les commandes en double.

2. Réservez les produits clés à l’avance

Certains produits sont plus importants à garantir que d’autres. Concentrez-vous d’abord sur les articles essentiels à votre menu, coûteux ou susceptibles d’être difficiles à trouver pendant la haute saison.

Créez trois groupes simples :

• Articles indispensables : les produits dont votre équipe a besoin pour servir les clients et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
• Articles à surveiller : les produits qui représentent une part importante de votre budget ou dont les prix sont susceptibles de varier.
• Remplacements faciles : les produits que vous pouvez remplacer par des alternatives similaires sans nuire à la qualité ni aux besoins des clients.

Par exemple, un restaurant peut avoir besoin de confirmer son approvisionnement en dinde, bœuf, fruits de mer et produits de saison. Un hôtel peut également avoir besoin de fournitures supplémentaires pour les clients, de produits d’entretien et d’articles pour les banquets.

Vérifiez les prix, les niveaux de stock et les dates limites de commande suffisamment à l’avance. Cela donne à votre équipe plus de temps pour comparer les options et éviter les achats précipités.

3. Discutez avec vos fournisseurs avant la période de forte affluence

Une bonne planification avec vos fournisseurs peut aider à prévenir les retards et à maîtriser les coûts. Contactez vos principaux fournisseurs suffisamment à l’avance pour discuter de la demande liée aux fêtes, des dates de livraison et des éventuelles variations de prix.

Posez les questions suivantes :

• Les prix devraient-ils évoluer ?
• Les produits clés risquent-ils d’être en pénurie ?
• Quelles sont les dates limites de commande pour les livraisons pendant les fêtes ?
• Y a-t-il des quantités minimales de commande ?
• Les prix actuels peuvent-ils être gelés pendant une période déterminée ?
• Quels produits de remplacement recommandez-vous ?

Partagez ces informations avec vos équipes de cuisine, d’achats et d’exploitation. Assurez-vous que tout le monde sache quand passer commande et qui contacter en cas de problème.

Pour les entreprises disposant de plusieurs sites, coordonnez les commandes dans la mesure du possible. Cela peut améliorer la visibilité et aider les équipes à mieux tirer parti de leur volume d’achat.

4. Vérifiez les prix et les contrats avec les fournisseurs

Passez en revue vos contrats actuels avec les fournisseurs avant de passer vos commandes pour les fêtes. Vérifiez les prix des produits, les conditions contractuelles, les frais de livraison et tout changement prévu.

Concentrez-vous sur les produits qui représentent une part importante de votre budget. De légères hausses de prix sur des articles vendus en grande quantité peuvent rapidement faire grimper la facture.

Lorsque vous comparez des produits, ne vous arrêtez pas au prix indiqué sur la facture. Tenez compte de la taille des conditionnements, de la qualité des aliments, du rendement utile et du gaspillage. Un produit moins cher n’offre pas forcément un meilleur rapport qualité-prix s’il génère plus de déchets ou nécessite plus de temps de préparation.

Pour les exploitants canadiens, les coûts peuvent également varier selon la région et la zone de livraison. Comparez le coût total de chaque option avant de prendre une décision.

5. Prévoyez la demande et gérez vos stocks

Acheter tôt peut aider à garantir l’approvisionnement, mais commander en excès peut entraîner un gaspillage d’argent. Les stocks excédentaires prennent de la place et risquent de se détériorer avant que votre équipe ne puisse les utiliser.

Utilisez les ventes passées, les réservations des clients et le calendrier des événements pour estimer la demande. Les restaurants peuvent examiner les réservations pour les jours fériés, tandis que les hôtels peuvent se pencher sur les réservations de chambres et les événements prévus. Les résidences pour seniors peuvent s’organiser en fonction des horaires des repas et des célébrations spéciales.

Avant de passer commande, vérifiez :

• Le nombre de clients et de repas prévus.
• Les menus prévus et les événements spéciaux.
• Les stocks déjà disponibles.
• Les délais de livraison des fournisseurs.
• L’espace de stockage et la durée de conservation des produits.

Mettez à jour vos prévisions à mesure que les réservations évoluent. Cela vous aidera à commander suffisamment pour répondre à la demande sans immobiliser de fonds dans des stocks excédentaires.

6. Anticipez les problèmes d’approvisionnement

Même avec un plan solide, les livraisons peuvent être retardées et les produits peuvent venir à manquer. Identifiez les articles qui poseraient le plus de problèmes si un fournisseur ne pouvait pas les livrer.

Collaborez avec votre équipe de cuisine ou d’exploitation pour valider des solutions de remplacement. Par exemple, vous pourriez choisir une autre découpe de viande ou un légume de saison similaire.

Vérifiez que tout produit de remplacement respecte vos normes de qualité, vos besoins en matière de portions et les exigences alimentaires. Vous devez également vous assurer que le personnel est en mesure de le préparer et de le servir comme prévu.

Dans la mesure du possible, identifiez un fournisseur de secours pour les produits essentiels. Un plan clair permet à votre équipe d’agir rapidement sans perturber le service.

7. Préservez vos marges pendant les fêtes

Votre menu des fêtes peut avoir un impact important sur le coût des denrées alimentaires. Avant de finaliser les plats, examinez les prix des ingrédients, la taille des portions et les ventes prévues.

Recherchez des ingrédients pouvant être utilisés dans plusieurs plats. Les ingrédients communs permettent de simplifier les commandes, de réduire le gaspillage et de faciliter la gestion des stocks.

Calculez le coût de chaque plat du menu et revoyez les portions. Envisagez des alternatives pour les produits dont les prix sont incertains ou dont l’approvisionnement est limité.

Ne procédez pas à des changements en vous basant uniquement sur le prix. La qualité et la satisfaction des clients restent primordiales. L’objectif est d’offrir une expérience des fêtes exceptionnelle tout en maîtrisant les coûts.

Comment Entegra peut vous aider

Entegra aide les entreprises canadiennes à prendre des décisions d’achat plus judicieuses grâce à son pouvoir d’achat, à ses programmes de fournisseurs et à son expertise sectorielle.

Voici quelques façons dont Entegra peut vous aider à préparer vos fêtes :

• Pouvoir d’achat : Accédez à des programmes de fournisseurs dans les catégories alimentaires et non alimentaires pour vous aider à gérer vos coûts d’achat.
• Soutien des fournisseurs : Découvrez des options de produits et des programmes de fournisseurs adaptés aux besoins de votre entreprise.
• Analyses d’achat : Examinez vos habitudes de dépenses pour identifier les domaines dans lesquels vous pourriez améliorer vos achats et réduire le gaspillage.
• Connaissance du secteur : Trouvez des solutions d’achat adaptées à votre type d’activité, qu’il s’agisse de restaurants, d’hôtels, de résidences pour seniors ou de complexes touristiques.

Chaque entreprise a des besoins différents. Entegra peut aider ses membres à explorer les programmes et ressources disponibles pour les aider à atteindre leurs objectifs.

En analysant vos habitudes d’achat avant les fêtes, vous pouvez faire des choix plus éclairés, vous préparer aux périodes de forte affluence et mettre en place de meilleures pratiques d’achat pour l’année à venir.

Prenez de l’avance sur la ruée des fêtes

N’attendez pas les semaines les plus chargées pour planifier vos commandes pour les fêtes. Passez en revue les dépenses de l’année dernière, confirmez les produits clés, discutez avec vos fournisseurs et fixez des dates de commande claires.

Quelques mesures simples prises dès maintenant peuvent vous aider à réduire les coûts de dernière minute, à éviter les problèmes d’approvisionnement et à préserver vos marges.

Prêt à planifier à l’avance ? Rendez-vous sur Entegra Canada pour découvrir comment Entegra peut aider votre entreprise à trouver des solutions d’achat pour la période des fêtes.