FAQ sur la transition vers une OGA pour les communautés

Vous envisagez de rejoindre un groupement d’achat (GPO) pour votre résidence pour seniors ?

Voici un aperçu simple et rapide de ce que vous devez savoir !

Qu’est-ce qu’un GPO ?

Un GPO, ou groupement d’achat, exploite le pouvoir d’achat combiné de ses membres pour obtenir de meilleures conditions sur les produits et services. Dans le secteur des résidences pour seniors, un GPO aide les établissements à réaliser d’importantes économies sur tous les postes, de l’alimentation aux fournitures médicales, en négociant des prix plus bas auprès des fournisseurs.

Pourquoi les résidences pour seniors devraient-elles envisager de rejoindre une GPO comme Entegra ?

• Réalisez des économies : les GPO comme Entegra négocient des remises importantes, ce qui vous aide à réduire vos coûts à tous les niveaux.
• Gagnez du temps : grâce à une GPO, le processus d’approvisionnement est rationalisé ; vous passez ainsi moins de temps à comparer les offres et plus de temps à vous consacrer à votre résidence.
• Plus de choix de fournisseurs : Entegra vous met en relation avec un large éventail de fournisseurs, vous offrant ainsi davantage de choix et de meilleures offres.
• Respectez la conformité : les GPO vous aident à vous assurer que vous respectez toutes les normes et réglementations du secteur, facilitant ainsi la mise en conformité.

De nombreux établissements pour seniors ont recours à des contrats GPO dans diverses catégories d’achat afin d’améliorer l’efficacité de leurs achats et de bénéficier de structures d’économies négociées. Bien que le potentiel d’économies varie d’un établissement à l’autre, la plupart des résidences pour seniors ciblent les dépenses importantes qui affectent leur fonctionnement quotidien.

Catégorie d’achat Achats courants Avantages potentiels

Alimentation et boissons Fruits et légumes, produits laitiers, boissons, produits d’épicerie Meilleure maîtrise des coûts et économies régulières

Fournitures médicales EPI, gants, produits de santé Approvisionnement simplifié et accès facilité aux fournisseurs

Fournitures d’entretien Produits chimiques de nettoyage, produits en papier, fournitures d’hygiène Processus d’achat plus efficaces

Lingerie et linge de maison Literie, serviettes, uniformes, services de blanchisserie Standardisation des achats entre les services

Fournitures de bureau Produits essentiels pour l’administration et le lieu de travail Simplification des processus d’achat

Entretien des locaux Fournitures d’entretien et de réparation Meilleure couverture des fournisseurs et meilleur accompagnement contractuel 
 

Le recours aux contrats des GPO dans ces différentes catégories permettra aux établissements d’hébergement pour personnes âgées de mettre en place plus facilement un processus d’approvisionnement efficace.

Quel est le bon moment pour qu’une résidence pour seniors adhère à un GPO ?

Les organismes de résidences pour seniors envisagent souvent d’adhérer à un groupement d’achat (GPO) lorsque la gestion interne des achats devient plus complexe, chronophage ou coûteuse. Bien que chaque organisme ait des besoins et des priorités qui lui sont propres, certains défis peuvent indiquer qu’un partenariat avec un GPO pourrait contribuer à améliorer les performances d’achat et l’efficacité opérationnelle.

Circonstances courantes dans lesquelles l’adhésion à un GPO est judicieuse

Un établissement pour seniors peut tirer profit de son adhésion à un GPO lorsqu’il est confronté à :

• Une hausse des coûts liés à l’alimentation, aux fournitures et aux dépenses opérationnelles
• Un temps considérable consacré à la gestion des relations avec les fournisseurs et aux négociations
• Des pratiques d’achat incohérentes entre les services ou les sites
• Une expansion vers de nouveaux établissements ou communautés
• Des exigences administratives croissantes liées aux activités d’approvisionnement
• Un objectif de la direction visant à améliorer les performances d’achat et à renforcer la maîtrise des coûts

Reconnaître ces signes peut aider les établissements d’hébergement pour personnes âgées à déterminer si un partenariat avec un GPO correspond à leurs objectifs opérationnels et à leur stratégie à long terme.

Comment les établissements d’hébergement pour personnes âgées peuvent-ils tirer le meilleur parti d’un GPO tel qu’Entegra ?

• Impliquez-vous : restez en contact avec votre GPO et faites part de vos commentaires sur les besoins spécifiques de votre établissement.
• Utilisez les ressources : tirez pleinement parti des outils et services proposés par Entegra, de la gestion des contrats à l’accompagnement en matière de conformité.
• Formez votre équipe : assurez-vous que votre personnel sache utiliser les services du GPO à leur plein potentiel.

Facteurs clés à prendre en compte lors du choix d’un GPO pour les résidences pour seniors

Tous les Groupes d’achat (GPO) ne proposent pas les mêmes fournisseurs, contrats, services ou niveaux d’assistance. Avant de choisir un partenaire, les établissements d’hébergement pour seniors doivent évaluer dans quelle mesure les capacités d’un GPO correspondent à leurs besoins opérationnels, à leurs objectifs et à leur stratégie à long terme.

Éléments clés à prendre en compte lors de la comparaison de différentes GPO

Les établissements d’hébergement pour seniors doivent évaluer :

• La gamme de contrats fournisseurs disponibles dans les principales catégories d’achat
• Les conditions contractuelles, les critères de participation et la flexibilité
• Les outils de reporting et les capacités d’analyse des achats
• Les services d’intégration, de mise en œuvre et d’accompagnement continu
• L’expérience de collaboration avec les établissements d’hébergement pour seniors et les secteurs connexes
• La capacité à soutenir la croissance future et l’évolution des besoins opérationnels

Prendre le temps d’évaluer ces facteurs peut aider les établissements d’hébergement pour seniors à choisir un partenaire GPO qui apporte de la valeur dès aujourd’hui tout en soutenant leur réussite future.

Que faut-il garder à l’esprit lors de la transition vers un GPO tel qu’Entegra ?

• Gérer le changement : Passer à un GPO peut impliquer d’adapter vos méthodes de travail actuelles, mais avec une planification adéquate, la transition se fera en douceur.
• Négocier intelligemment : bien que les GPO simplifient les négociations contractuelles, collaborer avec les fournisseurs pour s’accorder sur les détails vous permettra de maximiser vos avantages.

Comment les GPO soutiennent les organismes de résidences pour seniors multi-sites

La gestion des achats dans plusieurs résidences pour seniors peut poser des défis supplémentaires, notamment le maintien d’une tarification cohérente, la coordination des relations avec les fournisseurs et l’évaluation des performances d’achat entre les différents sites. Les GPO contribuent à simplifier ce processus en proposant des programmes d’achat centralisés et des accords avec les fournisseurs pouvant être mis en œuvre dans plusieurs résidences.

Comment les GPO peuvent aider les organisations multi-sites

Les partenariats avec des GPO peuvent aider les organisations de résidences pour seniors à :

• Standardiser les programmes d’achat dans toutes les résidences
• Obtenir des tarifs plus cohérents grâce à des accords négociés avec les fournisseurs
• Réduire le temps consacré à la gestion de multiples fournisseurs et contrats
• Améliorer la visibilité sur les activités d’achat et les tendances de dépenses
• Simplifier la gestion des contrats entre les différents sites
• Soutenir l’expansion en fournissant des solutions d’approvisionnement évolutives pour les nouvelles résidences

En mettant en place une stratégie d’approvisionnement plus cohérente et centralisée, les GPO aident les établissements d’hébergement pour seniors à améliorer leur efficacité opérationnelle, à renforcer leurs relations avec les fournisseurs et à mieux gérer leurs achats sur plusieurs sites.

En gardant ces conseils à l’esprit, votre établissement d’hébergement pour seniors pourra effectuer une transition en douceur vers un GPO tel qu’Entegra et bénéficier d’économies substantielles, d’un gain d’efficacité et d’un accompagnement en matière de réglementation.

Vous souhaitez savoir comment Entegra peut aider votre établissement ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur les avantages d’une adhésion à un GPO !