À l’approche de la fin de l’année universitaire, les établissements d’enseignement supérieur entrent dans une période de planification cruciale : la clôture de l’exercice financier. Tandis que les étudiants se préparent pour les vacances d’été, les équipes chargées des achats sur les campus passent en revue les dépenses et les performances des fournisseurs. Elles cherchent également des moyens d’améliorer l’efficacité avant la réinitialisation des budgets.

Pour les établissements d’enseignement supérieur, c’est le moment idéal pour analyser ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela peut permettre de réaliser des économies avant le début de la prochaine année universitaire. Des services de restauration à la gestion des installations, un examen proactif aide les établissements à éviter les coûts supplémentaires et à se préparer pour l'automne.

Voici cinq domaines essentiels que toute équipe d'approvisionnement du campus devrait examiner avant la fin de l'exercice financier.

1. Examen des performances contractuelles

Les contrats peuvent facilement devenir des accords « signés puis oubliés », mais la fin de l'exercice financier est le moment idéal pour évaluer si les contrats avec les fournisseurs apportent toujours de la valeur.

Demandez à votre équipe d'achats universitaires :

• Les prix contractuels sont-ils toujours compétitifs ?
• Les fournisseurs ont-ils répondu aux attentes en matière de niveau de service ?
• Y a-t-il eu des retards ou des substitutions fréquents ?
• Les conditions contractuelles sont-elles adaptées aux besoins actuels du campus ?

Cet examen peut mettre en lumière des accords obsolètes ou des opportunités d’économies manquées. Si votre établissement travaille avec plusieurs fournisseurs dans différents départements, la gestion des contrats peut rapidement devenir complexe.

Un GPO comme Entegra peut aider à simplifier ce processus en donnant accès à des contrats pré-négociés dont la compétitivité est régulièrement réévaluée, aidant ainsi les établissements à réduire la charge administrative tout en maintenant de solides relations avec les fournisseurs. En tant que partenaire d'amélioration de la performance, Entegra contribue à garantir que les achats soutiennent activement l'efficacité, la responsabilité et les résultats à long terme.

2. Réaliser une analyse des dépenses alimentaires

Les services de restauration représentent souvent l'une des dépenses opérationnelles les plus importantes pour les établissements d'enseignement supérieur. Avant la clôture de l'exercice fiscal, les établissements doivent examiner de près les tendances en matière de dépenses alimentaires et les perspectives de coûts.

Examen :

• Augmentations des coûts sur les articles à fort volume
• Tendances d'achat saisonnières
• Niveaux de gaspillage
• Substitutions de produits
• Tendances de la demande des étudiants en matière de restauration

Cette analyse aide les établissements à comprendre où des dépenses excessives ont été engagées et à identifier les opportunités d’optimiser les stratégies d’achat pour le semestre à venir.

Par exemple, si la participation aux formules de restauration a diminué mais que les niveaux de stock sont restés élevés, votre équipe devra peut-être ajuster ses méthodes de prévision.

Travailler avec un GPO peut également offrir une meilleure visibilité sur les tendances des prix et donner accès à des fournisseurs alimentaires qui aident à maîtriser les coûts.

3. Évaluer les besoins en maintenance différée

L’été est souvent le meilleur moment pour les campus d’effectuer des réparations et des mises à niveau, alors que la population étudiante est moins nombreuse.

Avant la réinitialisation des budgets, passez en revue les projets de maintenance différés tels que :

• Remplacement des équipements de cuisine
• Réparations des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC)
• Modernisation des résidences universitaires
• Remplacement des revêtements de sol
• Réparations de plomberie
• Mises à niveau technologiques

De nombreux établissements reportent les réparations en raison de contraintes budgétaires, mais le report d’une maintenance critique peut entraîner des dépenses plus importantes par la suite.

Une solide stratégie d’approvisionnement du campus aide les établissements à hiérarchiser les réparations et à s’approvisionner en produits et services à de meilleurs tarifs avant que la demande estivale de pointe ne fasse grimper les prix.

4. Évaluer les performances des fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs jouent un rôle majeur dans la réussite opérationnelle. La fin de l'exercice fiscal est le moment idéal pour évaluer les performances des fournisseurs avant le renouvellement des contrats.

Évaluez les performances des fournisseurs en fonction des critères suivants :

• Délais de livraison
• Qualité des produits
• Service client
• Exactitude des factures
• Réactivité en matière de communication

Si les fournisseurs affichent systématiquement des performances insuffisantes, les universités devront peut-être envisager d'autres options.

Un GPO permet souvent aux établissements d'accéder à un réseau plus large de fournisseurs agréés, ce qui aide les établissements à réduire les risques et à améliorer la fiabilité du service.

5. Établir des prévisions budgétaires plus pertinentes

Les prévisions budgétaires constituent l'une des responsabilités les plus critiques de fin d'exercice pour les dirigeants de l'enseignement supérieur.

Utilisez les données de l'année en cours pour prévoir les dépenses de l'année suivante en évaluant :

• Les tendances en matière d'inscriptions
• Les effets de l'inflation
• Les projets d'investissement à venir
• Les projections relatives au coût des denrées alimentaires
• Les risques liés à la chaîne d'approvisionnement

Des prévisions précises aident les équipes d'achats universitaires à éviter les dépenses imprévues et à allouer les ressources plus efficacement.

Les établissements qui planifient tôt bénéficient souvent d'un avantage en bloquant les prix et en identifiant les opportunités d'économies avant le début de la saison chargée de la rentrée.

Pourquoi la planification de fin d'exercice est-elle importante ?

Les bilans de fin d'exercice sont plus qu'un simple exercice administratif : ils constituent une opportunité pour les collèges et les universités de renforcer leurs opérations avant le début de la prochaine année scolaire.

En examinant les contrats, en analysant les dépenses alimentaires, en évaluant les besoins en maintenance, en évaluant les fournisseurs et en établissant des prévisions budgétaires, les établissements peuvent prendre des décisions d'achat plus judicieuses qui favorisent la stabilité financière à long terme.

Grâce à une stratégie d'approvisionnement sur le campus adaptée et au soutien d'un groupe d'achat (GPO) de confiance comme Entegra, les établissements d'enseignement supérieur peuvent aborder la prochaine année universitaire avec plus de confiance, d'efficacité et de maîtrise des coûts.

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