Planification budgétaire 2027 : comment les données relatives aux achats peuvent aider les équipes financières à améliorer leurs prévisions

Pour établir un budget pour 2027, il faut d’abord savoir où va votre argent. Pour les restaurants, les hôtels, les résidences pour seniors, les parcours de golf et autres entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration, la gestion des coûts est un défi quotidien. Les prix des denrées alimentaires fluctuent, les fournisseurs révisent leurs tarifs et la demande des clients peut augmenter ou diminuer tout au long de l’année.

Ces changements compliquent la planification. Se baser sur le budget de l’année précédente peut ne pas suffire. Les équipes financières ont besoin d’informations claires et actualisées pour prendre de meilleures décisions.

C’est là que l’analyse des achats peut s’avérer utile. En examinant les historiques d’achats, en suivant les coûts et en identifiant les tendances de dépenses, les entreprises peuvent établir des budgets plus solides pour 2027. Elles peuvent également trouver des moyens de réaliser des économies, de gérer les coûts des fournisseurs et de préserver leurs marges bénéficiaires.

Pour les entreprises canadiennes du secteur de l’hôtellerie-restauration, une meilleure utilisation des données sur les dépenses peut transformer la planification budgétaire en un outil plus efficace pour gérer les coûts tout au long de l’année.

Pourquoi les données d’approvisionnement sont-elles importantes pour 2027 ?

Un budget aide une entreprise à planifier ses dépenses et à fixer des objectifs financiers. Il aide également les équipes à décider où investir leur argent.

Mais un budget n’est utile que s’il reflète les besoins réels de l’entreprise. Si le coût des denrées alimentaires augmente ou si un fournisseur modifie ses prix, le plan initial risque de ne plus être valable.

Les données d’approvisionnement aident les équipes financières à voir ce que l’entreprise achète, combien elle dépense et où les coûts évoluent. Elles peuvent également montrer quels fournisseurs sont les plus sollicités et quels produits ont vu leur prix augmenter.

Par exemple, un hôtel peut constater que ses dépenses en viande, en produits laitiers et en produits d’entretien ont augmenté au cours de l’année écoulée. En analysant ces informations, l’équipe financière peut identifier les produits à l’origine de la hausse des coûts et ajuster le budget 2027 en conséquence.

Au lieu de deviner les besoins de l’entreprise, les équipes peuvent s’appuyer sur des données d’achat réelles pour planifier l’avenir.

1. Analyser les dépenses passées

L’un des meilleurs moyens de planifier pour 2027 consiste à analyser les dépenses passées. Vos registres d’achat peuvent révéler où va l’argent et vous aider à estimer les coûts futurs.

Commencez par examiner les principaux postes de dépenses :

• Alimentation et boissons : viande, fruits de mer, produits laitiers, fruits et légumes, et produits secs.
• Fournitures d’exploitation : produits d’entretien, articles en papier et autres fournitures quotidiennes.
• Équipements et réparations : matériel de cuisine, entretien et pièces de rechange.
• Coûts liés aux fournisseurs : montants dépensés auprès de chaque fournisseur.
• Dépenses saisonnières : variations des achats pendant les fêtes, l’été et autres périodes de forte affluence.

Examinez les dépenses des 12 derniers mois. Si possible, comparez-les à celles de l’année précédente pour identifier les tendances à long terme.

Par exemple, un restaurant peut dépenser davantage en fruits et légumes frais pendant l’été en raison de l’augmentation de la demande des clients. Une résidence pour seniors peut quant à elle connaître une demande plus stable, mais être confrontée à des prix plus élevés pour certains produits alimentaires.

Ces différences sont importantes lors de l’élaboration d’un budget. Chaque entreprise a ses propres besoins, et son budget doit en tenir compte.

L’analyse des dépenses passées aide également les équipes à repérer les coûts inhabituels. Une réparation ponctuelle d’équipement ne doit pas toujours être considérée comme une dépense annuelle récurrente.

Découvrez quelques conseils dans notre guide : Des achats plus intelligents

2. Utilisez l’analyse des achats pour suivre l’évolution des coûts

L’analyse des achats aide les entreprises à comprendre leurs habitudes d’achat. Elle permet d’identifier les domaines où les coûts augmentent, ceux où les dépenses restent stables et ceux où des économies sont possibles.

Se contenter d’examiner le montant total des dépenses ne donne pas une vue d’ensemble de la situation. Les coûts peuvent augmenter en raison d’une hausse des prix, d’une augmentation des achats ou d’une consommation de fournitures plus importante que prévu par les équipes.

Par exemple, un groupe de restauration peut constater que ses dépenses alimentaires ont augmenté de 10 %. Avant de modifier son budget, l’équipe financière doit en déterminer la cause. Les fournisseurs ont-ils augmenté leurs prix ? Les ventes ont-elles augmenté ? La cuisine commande-t-elle plus de produits alimentaires que nécessaire ?

Chaque raison appelle une réponse différente.

L’analyse des achats peut aider à répondre à des questions telles que :

• Quels produits sont devenus plus chers ?
• Quels fournisseurs représentent la plus grande part des dépenses ?
• Les différents sites paient-ils des prix différents pour des produits similaires ?
• Les équipes commandent-elles plus que ce dont elles ont besoin ?
• Existe-t-il des possibilités de faire appel à des fournisseurs agréés ou de conclure de meilleurs accords d’achat ?

Ces réponses aident les équipes à prendre de meilleures décisions en matière d’approvisionnement.

Pour les entreprises canadiennes, les rapports sur les prix des denrées alimentaires et les mises à jour des fournisseurs peuvent également faciliter la planification. Ces rapports offrent des informations utiles sur les variations de coûts possibles, mais les prix réels varient selon le produit, la région et le fournisseur.

En combinant les informations de marché avec vos propres données de dépenses, vous obtenez une vision plus claire de ce à quoi vous pouvez vous attendre en 2027.

3. Anticipez les hausses de prix des fournisseurs

Les variations de prix des fournisseurs peuvent affecter une entreprise du secteur de l’hôtellerie-restauration de nombreuses façons. Les denrées alimentaires, les boissons, les emballages et les produits d’entretien peuvent tous devenir plus chers.

Avant de finaliser le budget 2027, passez en revue vos contrats avec les fournisseurs et les prix actuels. Vérifiez les dates d’expiration des contrats, les moments où les prix sont susceptibles de changer et les produits qui ont connu des hausses fréquentes.

Ensuite, prévoyez différents scénarios.

Par exemple, votre équipe financière pourrait établir trois prévisions :

• Coûts attendus : basés sur les prix actuels et les variations probables.
• Coûts plus élevés : basés sur des hausses de prix plus importantes que prévu.
• Coûts plus bas : basés sur des prix stables ou des économies possibles.

Cette approche aide les équipes à comprendre comment les variations de prix pourraient affecter le budget.

Elle donne également à l’entreprise le temps d’étudier ses options. Vous pourrez peut-être revoir vos choix de produits, discuter des tarifs avec les fournisseurs ou regrouper les achats entre différents sites.

Il vaut mieux prévoir différents scénarios que de se fier à une seule estimation. Cela aide votre entreprise à se préparer au changement plutôt que de réagir après coup lorsque les coûts augmentent.

4. Identifiez les économies possibles avant le début de l’année

La planification budgétaire ne consiste pas seulement à se préparer à une hausse des coûts. C’est aussi l’occasion de trouver des moyens de réaliser des économies.

Un examen des registres d’achats peut révéler des domaines dans lesquels l’entreprise peut dépenser plus judicieusement.

Par exemple, un groupe hôtelier peut constater que différents établissements achètent les mêmes produits auprès de fournisseurs différents. Un restaurant peut découvrir que le personnel passe de petites commandes tout au long de la semaine au lieu de regrouper les achats.

Ces habitudes peuvent augmenter les coûts ou générer une charge de travail supplémentaire.

Recherchez des opportunités pour :

• Regrouper les achats : Regroupez les volumes d’achat lorsque cela est possible.
• Passer en revue les produits similaires : Vérifiez si les équipes achètent des produits qui remplissent la même fonction.
• Faire appel à des fournisseurs agréés : Aidez les équipes à respecter les accords d’achat existants.
• Réduire le gaspillage alimentaire : Adaptez les commandes à la demande prévue et à la consommation réelle.
• Passer en revue les options de produits : Envisagez des alternatives adaptées qui répondent aux normes de qualité.

Chaque entreprise a des besoins différents. Tout changement doit contribuer à la qualité des produits alimentaires, au service client et au bon déroulement des opérations quotidiennes.

Pour le budget 2027, estimez les économies que chaque changement pourrait générer. Fixez un objectif, attribuez les responsabilités et suivez les résultats tout au long de l’année.

Cela facilite la mesure des économies et aide les équipes à rester concentrées sur leurs objectifs.

5. Réunir les équipes des finances, des achats et des opérations

Les équipes financières ne peuvent pas élaborer le meilleur budget à elles seules. Elles ont besoin de l’apport des personnes qui achètent les produits et gèrent l’activité.

Les équipes financières gèrent les budgets et suivent les résultats. Les équipes des achats connaissent les fournisseurs, les tarifs et les accords d’achat. Les équipes des opérations savent ce dont elles ont besoin pour servir les clients au quotidien.

Lorsque ces équipes partagent leurs informations, elles peuvent élaborer un plan plus réaliste.

Avant d’approuver le budget 2027, réunissez ces groupes pour examiner les tendances de dépenses, les coûts des fournisseurs et les besoins prévisionnels de l’entreprise.

Par exemple, l’équipe financière peut souhaiter réduire les dépenses alimentaires. L’équipe des opérations peut aider à identifier les sources de gaspillage, tandis que l’équipe des achats peut passer en revue les options de fournisseurs et les prix des produits.

Ensemble, elles peuvent trouver des moyens de maîtriser les coûts sans compromettre la qualité.

Pour les entreprises disposant de plusieurs sites, des rapports partagés peuvent également mettre en évidence les écarts de coûts d’achat. Les équipes peuvent alors en analyser les raisons et échanger des idées efficaces.

Travailler ensemble aide chacun à comprendre le budget et son rôle dans la réalisation de ses objectifs.

Découvrez plus d’informations dans notre Guide de l’efficacité opérationnelle

6. Suivez votre budget tout au long de l’année 2027

La planification budgétaire ne doit pas s’arrêter une fois les chiffres approuvés. Les coûts et les besoins de l’entreprise peuvent évoluer au cours de l’année.

Des revues régulières aident les équipes à repérer les problèmes à un stade précoce et à apporter des modifications si nécessaire.

Pensez à examiner ces éléments chaque mois :

• Les dépenses réelles par rapport au budget.
• Les variations des prix des produits.
• Les économies réalisées grâce à des changements dans les achats.
• Le recours aux fournisseurs agréés et aux accords d’achat.
• Le gaspillage alimentaire et les habitudes de commande.
• Les performances des fournisseurs et la disponibilité des produits.

Si les dépenses sont supérieures aux prévisions, cherchez à en connaître la raison. La cause peut être une hausse des prix, une demande accrue ou un problème lié aux commandes.

Une fois le problème identifié, vous pouvez décider de la marche à suivre. Vous devrez peut-être ajuster les prévisions, revoir les habitudes d’achat ou collaborer avec les fournisseurs pour explorer d’autres options.

Les revues mensuelles permettent de maintenir le budget à jour. Elles facilitent également l’évaluation des progrès et évitent les surprises en fin d’année.

Comment Entegra peut vous aider

L’élaboration d’un budget nécessite du temps, des informations fiables et une vision claire des besoins d’achat. Entegra aide les entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration à examiner les opportunités d’achat et à prendre des décisions éclairées concernant leurs dépenses.

Grâce à ses relations avec les fournisseurs, à son expertise en matière d’achats et aux ressources mises à la disposition de ses membres, Entegra aide les entreprises à explorer des moyens de gérer leurs coûts et d’améliorer leurs performances d’achat.

Des outils tels que PurchasingIQ permettent aux membres d’accéder à des informations sur leurs achats et d’analyser leur activité. Ces informations peuvent alimenter les discussions sur les habitudes de dépenses, les programmes des fournisseurs et les économies possibles.

Entegra comprend également que chaque établissement est différent. Un restaurant peut avoir besoin de gérer la fluctuation des coûts alimentaires. Un hôtel peut se concentrer sur la restauration, les boissons et les fournitures d’exploitation. Une résidence pour seniors peut devoir trouver un équilibre entre les budgets alimentaires, les besoins des résidents et les normes de service.

En collaborant avec Entegra, les membres peuvent explorer des options d’achat adaptées à leur activité et à leurs objectifs budgétaires.

L’objectif n’est pas simplement de dépenser moins. Il s’agit de tirer le meilleur parti de chaque décision d’achat tout en répondant aux besoins des clients, des résidents et du personnel.

Commencez dès aujourd’hui à planifier votre budget 2027

Un budget plus solide commence par une vision claire des dépenses actuelles. En examinant les historiques d’achat, en suivant l’évolution des prix et en collaborant entre équipes, les entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration peuvent se préparer pour l’année à venir avec davantage de confiance.

L’analyse des achats aide les équipes financières à comprendre où va l’argent et où les coûts sont susceptibles de varier. Les données sur les dépenses les aident à établir de meilleures prévisions, tandis que des décisions d’achat éclairées peuvent révéler des moyens de gérer les coûts et d’améliorer les achats.

Pour les entreprises canadiennes du secteur de l’hôtellerie-restauration, ces mesures peuvent favoriser une meilleure planification sur un marché en constante évolution.

Commencez par examiner vos données d’achat, en identifiant vos principaux postes de dépenses et en fixant des objectifs d’économies clairs pour 2027. Grâce à des informations pertinentes et au soutien d’un partenaire d’achat tel qu’Entegra, votre budget peut devenir un guide pratique pour un meilleur contrôle des coûts et de meilleurs résultats commerciaux.