Les collèges et universités canadiens sont aujourd’hui confrontés à de nombreux défis. Les coûts ne cessent d’augmenter.

Les prix des denrées alimentaires restent élevés. Les pénuries de main-d’œuvre affectent le fonctionnement quotidien. Parallèlement, les étudiants attendent une meilleure restauration, des installations plus propres et des programmes universitaires plus durables.

C’est pourquoi les établissements doivent trouver de nouveaux moyens de réaliser des économies et d’améliorer leur fonctionnement. L’un des domaines qui peut faire une grande différence est celui des achats dans le secteur de l’éducation.

De nombreux établissements se concentrent sur les achats importants, tels que les technologies, les travaux de construction et l’équipement des salles de classe. Ces domaines sont importants, mais ce ne sont pas les seuls où les établissements peuvent réaliser des économies.

Certaines des meilleures opportunités d’économies sont souvent négligées. De meilleures habitudes d’achat peuvent aider les établissements à réduire leurs coûts, à améliorer leurs services et à diminuer le gaspillage sur l’ensemble du campus.

C’est là qu’une organisation d’achats groupés (GPO) peut apporter son aide. Une GPO permet aux collèges et aux universités d’accéder à de meilleurs tarifs, à des fournisseurs de confiance et à un soutien en matière d’approvisionnement. Les établissements peuvent ainsi gagner du temps et de l’argent tout en améliorant leurs opérations quotidiennes.

Voici cinq domaines d'approvisionnement que les universités négligent souvent.

1. Restauration et services alimentaires sur le campus

La restauration est l'une des dépenses les plus importantes sur le campus. Les universités gèrent quotidiennement des réfectoires, des cafés, des services de traiteur et des snack-bars. Toutes ces activités nécessitent de grandes quantités de nourriture, de boissons et de fournitures.

Sans plan d'achat clair, les coûts peuvent rapidement grimper. Différents départements peuvent s'approvisionner auprès de fournisseurs différents. Certaines équipes peuvent acheter des produits en dehors des contrats approuvés. Cela peut entraîner des prix plus élevés et un service irrégulier.

Une stratégie d'approvisionnement plus solide dans le secteur de l'éducation peut aider les universités à :

• Réduire les coûts liés à l'alimentation et aux boissons
• Améliorer la cohérence des achats
• Réduire les dépenses inutiles
• Faire appel à des fournisseurs de confiance
• Améliorer le suivi budgétaire

Un GPO peut également aider les établissements à accéder à des fournisseurs nationaux et locaux. Cela permet aux campus de mieux contrôler les coûts alimentaires tout en maintenant la qualité pour les étudiants et le personnel.

De solides pratiques d'approvisionnement aident également les établissements à réagir plus rapidement aux problèmes de chaîne d'approvisionnement et à l'évolution des prix des denrées alimentaires.

2. Fournitures pour les résidences et les installations

Les résidences et les bâtiments du campus ont besoin de fournitures au quotidien. Les établissements achètent régulièrement des produits d'entretien, des articles en papier, du matériel d'entretien, du mobilier et des équipements de sécurité.

Ces achats sont souvent répartis entre de nombreux services. Par conséquent, les établissements peuvent manquer des occasions de regrouper les commandes et de réaliser des économies.

De simples changements peuvent améliorer l'efficacité et réduire les dépenses.

Un GPO comme Entegra peut aider les universités à :

• Simplifier les achats
• Réduire la paperasserie
• Améliorer la gestion des fournisseurs
• Bénéficier de meilleurs prix
• Standardiser les produits sur l’ensemble du campus

Lorsque les établissements centralisent leurs achats, le personnel consacre moins de temps à la gestion des commandes et davantage à l’accompagnement des étudiants et au bon fonctionnement du campus.

3. Restauration et événements sur le campus

Les universités organisent de nombreux événements tout au long de l’année. Il peut s’agir de conférences, d’événements sportifs, de réunions d’anciens élèves, d’activités étudiantes et de réunions du personnel.

De nombreux établissements traitent les dépenses liées à la restauration et aux événements séparément de leur stratégie d’approvisionnement principale. Cela peut entraîner des tarifs incohérents et des occasions manquées de réaliser des économies.

Une meilleure planification des achats dans le secteur de l’éducation peut aider les établissements à :

• Maîtriser les coûts des événements
• Améliorer la coordination avec les fournisseurs
• Réduire les commandes urgentes
• Améliorer la qualité du service
• Soutenir des programmes de conférences rentables

Les services liés aux événements et aux conférences prennent de plus en plus d’importance sur de nombreux campus. Certaines universités utilisent ces programmes pour générer des revenus supplémentaires pendant l’été et les vacances scolaires.

De bonnes pratiques d'approvisionnement aident les établissements à gérer ces opérations plus efficacement.

4. Durabilité et achats locaux

De nombreuses universités canadiennes souhaitent améliorer la durabilité sur le campus. Les établissements cherchent des moyens de réduire les déchets, de soutenir les fournisseurs locaux et d'améliorer leurs pratiques environnementales.

Cependant, les objectifs de durabilité ne sont pas toujours liés aux décisions d'achat.

Un plan d'approvisionnement solide peut aider les établissements à :

• S'approvisionner auprès de fournisseurs locaux
• Réduire les déchets d'emballage
• Améliorer la visibilité de la chaîne d'approvisionnement
• Soutenir les produits respectueux de l'environnement
• Renforcer les programmes de durabilité

Entegra propose des programmes de fournisseurs qui favorisent les achats locaux et durables. Cela permet aux universités de concilier plus facilement leurs objectifs environnementaux et leurs contraintes budgétaires.

Les étudiants sont également sensibles à la durabilité. Des programmes d’approvisionnement solides peuvent contribuer à une meilleure expérience sur le campus tout en aidant les établissements à atteindre leurs objectifs à long terme.

5. Technologies opérationnelles et outils d’aide

De nombreuses universités investissent dans les technologies en salle de classe et les systèmes d’apprentissage en ligne. Cependant, elles négligent souvent les technologies utilisées pour les opérations quotidiennes.

Des outils tels que les systèmes d’inventaire, les logiciels d’approvisionnement et les plateformes de reporting peuvent améliorer l’efficacité sur l’ensemble du campus.

Une technologie adaptée peut aider les établissements à :

• Suivre plus facilement les dépenses
• Réduire le travail manuel
• Améliorer le reporting
• Gérer plus efficacement les fournisseurs
• Prendre des décisions d’achat plus rapidement

La technologie offre également aux équipes d’approvisionnement une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses et les besoins opérationnels.

Cela aide les universités à prendre des décisions plus éclairées et à améliorer leur planification à long terme.

Pourquoi l’approvisionnement dans le secteur de l’éducation est-il important ?

Les universités d’aujourd’hui doivent gérer leurs coûts avec soin. L'inflation, la pénurie de main-d'œuvre et les problèmes de chaîne d'approvisionnement continuent de peser sur les budgets des campus.

Des stratégies d'approvisionnement solides aident les établissements à rester organisés et à contrôler leurs dépenses.

Un GPO comme Entegra peut aider les universités à :

• Bénéficier de meilleurs prix
• Gagner du temps
• Améliorer les relations avec les fournisseurs
• Réduire les difficultés liées aux achats
• Accroître l'efficacité opérationnelle
• Favoriser les économies à long terme

Les équipes d'approvisionnement peuvent ainsi se concentrer davantage sur la planification et le soutien au campus, plutôt que sur la gestion des problèmes d'achat quotidiens.

Conclusion

Les achats jouent un rôle important dans l'enseignement supérieur. Des décisions d'achat judicieuses aident les universités à réaliser des économies, à améliorer leurs opérations et à soutenir les étudiants et le personnel.

La restauration, les installations, le service traiteur, le développement durable et la technologie offrent tous des possibilités d'amélioration.

En examinant les domaines de dépenses qu'elles ont négligés, les universités et les établissements d'enseignement supérieur peuvent améliorer le fonctionnement de leur campus. Travailler avec Entegra peut rendre les opérations plus solides et plus efficaces.