L’été est l’une des périodes les plus rentables de l’année dans le secteur de l’hôtellerie. Avec une fréquentation en hausse, un nombre croissant de réservations et des attentes plus élevées de la part des clients, les hôtels enregistrent souvent une augmentation significative de leur chiffre d’affaires. Cependant, une demande plus forte ne se traduit pas automatiquement par une rentabilité accrue. Sans stratégie adaptée, les coûts peuvent rapidement monter en flèche, érodant ainsi les marges.

La question clé pour les exploitants hôteliers est la suivante : Êtes-vous prêts à tirer le meilleur parti de la demande, ou vous contentez-vous d’y réagir ?

Les hôtels qui réussissent ne laissent pas leurs performances estivales au hasard. Ils harmonisent de manière proactive l’approvisionnement, les relations avec les fournisseurs et la planification opérationnelle afin de gérer efficacement la demande accrue, tout en gardant le contrôle des coûts dans des domaines critiques tels que F&B (Food & Beverage) et FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment).

Pourquoi l’approvisionnement est désormais une priorité stratégique

Dans le secteur hôtelier actuel, l’approvisionnement n’est plus seulement une fonction administrative. Il est devenu un moteur stratégique de la rentabilité et de l’efficacité opérationnelle.

Pendant la haute saison, même des inefficacités mineures telles que les achats hors contrat, le recours irrégulier à certains fournisseurs ou le manque de visibilité peuvent avoir un impact significatif sur le résultat net. Cela est particulièrement vrai dans les catégories à forte dépense comme la restauration et le mobilier, l’agencement et l’équipement, où les coûts peuvent fluctuer rapidement.

Une approche stratégique des achats aide les hôtels à :

• Améliorer la visibilité des dépenses dans tous les services.
• Standardiser les pratiques d’achat.
• Renforcer les relations avec les fournisseurs.
• Tirer parti de leur pouvoir d’achat pour négocier.
• d’améliorer la précision des prévisions.

En se concentrant dès le début sur les achats, les hôtels peuvent réduire les coûts superflus tout en garantissant la cohérence opérationnelle pendant les mois les plus chargés.

Le rôle du pouvoir d’achat dans la maîtrise des coûts

L’un des outils les plus puissants dont disposent les hôtels est le pouvoir d’achat. Pris individuellement, les hôtels peuvent avoir du mal à obtenir des prix ou des conditions avantageuses. Cependant, lorsqu’ils regroupent leur demande, soit en interne entre les services, soit en externe via des partenariats, ils peuvent négocier plus efficacement.

Un pouvoir d’achat accru permet aux exploitants de :

• Réduire leur exposition aux conditions de marché volatiles
• Obtenir un accès prioritaire aux produits et fournisseurs clés
• Minimiser les achats de dernière minute et coûteux

Ceci est particulièrement important dans le secteur de la restauration, où l’inflation des prix alimentaires et les fluctuations de l’approvisionnement peuvent générer d’importantes pressions sur les coûts. En gérant stratégiquement leur pouvoir d’achat, les hôtels peuvent protéger leurs marges sans compromettre la qualité.

Lorsque la demande augmente, les risques se multiplient

À mesure que le taux d’occupation augmente, les pressions opérationnelles s’intensifient dans tous les services. Ce qui peut sembler être un problème mineur pendant les mois plus calmes peut rapidement dégénérer en un problème majeur.

Par exemple :

• Un retard dans la livraison des produits de restauration peut perturber le fonctionnement de la cuisine et le service aux clients.
• Des prévisions inadéquates peuvent entraîner du gaspillage alimentaire ou un surstockage.
• Un manque de préparation en matière de mobilier, d’équipement et d’agencement (FF&E) peut entraîner des problèmes d’entretien ou une usure des espaces réservés aux clients.
• Les achats réactifs entraînent souvent des coûts plus élevés et un choix limité de fournisseurs.

Parallèlement, la pénurie de main-d’œuvre continue de poser un défi au secteur, rendant indispensable l’alignement des effectifs sur la demande prévue.

Les hôtels qui ne planifient pas se retrouvent souvent contraints de réagir aux problèmes, ce qui entraîne des coûts plus élevés et une expérience client inégale.

Renforcer les opérations de restauration pour réussir la saison estivale

La restauration est l’un des domaines les plus dynamiques et les plus sensibles aux coûts pendant la haute saison. L’augmentation du nombre de clients s’accompagne d’une demande accrue en matière de restauration, de service en chambre et d’exploitation des bars.

Pour garder le contrôle, les hôtels doivent :

• Standardiser les menus afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Collaborer avec les fournisseurs pour garantir un approvisionnement constant.
• Utiliser les données pour prévoir la demande avec précision.
• Réduire le gaspillage grâce à des systèmes de gestion des stocks.

Un approvisionnement stratégique dans le secteur de la restauration permet de maintenir un niveau de qualité élevé tout en maîtrisant les coûts, un équilibre essentiel pendant les périodes de forte affluence.

Planifier le mobilier, l’équipement et les agencements (FF&E) pour éviter les mauvaises surprises

Si la restauration retient souvent toute l’attention, le FF&E joue un rôle tout aussi important dans la préparation estivale. L’augmentation du taux d’occupation exerce une pression supplémentaire sur les chambres, les espaces communs et les équipements destinés aux clients.

Sans préparation adéquate, les hôtels s’exposent à :

• Des coûts d’entretien imprévus
• Une expérience client médiocre due à des équipements usés ou endommagés
• Des achats d’urgence à des prix majorés

En planifiant à l’avance l’approvisionnement en FF&E, les hôtels peuvent :

• Remplacer ou moderniser les équipements de manière proactive
• Réaliser de meilleures économies grâce à un approvisionnement précoce
• Éviter les perturbations opérationnelles pendant les pics de fréquentation

Cette approche proactive garantit que les installations restent prêtes à accueillir les clients tout en maintenant des coûts prévisibles.

L’intérêt d’un GPO dans les achats hôteliers

Pour de nombreux hôtels, la gestion efficace des achats peut s’avérer complexe et chronophage. C’est là qu’un Group Purchasing Organization (GPO) peut offrir un avantage significatif.

Un GPO permet aux hôtels d’accéder à :

• Des accords pré-négociés avec les fournisseurs.
• Des économies grâce à un pouvoir d’achat regroupé.
• Un réseau de fournisseurs plus vaste et vérifié.
• Une expertise en matière d’achats et une connaissance approfondie du marché.

En collaborant avec un GPO comme Entegra, les hôtels peuvent rationaliser leurs processus d’achat, réduire leurs coûts et améliorer les performances des fournisseurs, le tout sans sacrifier la qualité ni le service.

Cela s’avère particulièrement avantageux pour les hôtels indépendants ou les petits groupes qui ne disposent pas nécessairement des ressources internes ou de la taille nécessaires pour négocier efficacement par eux-mêmes.

Établir des relations solides avec les fournisseurs

Les performances des fournisseurs deviennent encore plus cruciales pendant la haute saison. Des livraisons fiables, une qualité constante et des prix stables peuvent faire la différence entre un fonctionnement sans heurts et des perturbations coûteuses.

Les hôtels doivent se concentrer sur :

• L’établissement de relations à long terme avec des fournisseurs de confiance.
• La garantie d’une communication claire et d’attentes bien définies.
• Diversifier les fournisseurs pour réduire les risques.
• Évaluer régulièrement les performances des fournisseurs.

Des partenariats solides avec les fournisseurs sont gages de stabilité et aident les hôtels à maintenir leurs normes de service même lorsque la demande est à son plus haut niveau.

Se préparer à un été plus rentable

Se préparer pour l’été ne consiste pas à réagir à la demande, mais à jeter les bases d’une performance constante.

Les hôtels qui réussissent pendant la haute saison ont généralement pour habitude :

• D’adopter une approche stratégique en matière d’approvisionnement.
• De maximiser leur pouvoir d’achat.
• Renforcent la planification de la restauration et des équipements, mobilier et accessoires (FF&E).
• Tirent parti des avantages d’un groupe d’achat (GPO).
• Alignent leurs opérations sur des prévisions de demande précises

Ce faisant, ils mettent en place un fonctionnement maîtrisé et résilient, capable d’offrir une expérience client de haute qualité tout en préservant la rentabilité.

Conclusion

À l’approche de l’été, la hausse de la demande est quasi garantie. Ce qui fera vraiment la différence, c’est la capacité de votre hôtel à gérer efficacement cette demande.

L’approvisionnement est l’un des rares domaines où les hôtels peuvent influencer directement à la fois les coûts et les performances opérationnelles. En donnant la priorité à l’approvisionnement stratégique, en renforçant les relations avec les fournisseurs et en tirant parti d’outils tels qu’un GPO, les hôtels peuvent transformer la demande estivale en rentabilité durable.

La question n’est pas de savoir si votre hôtel sera en pleine affluence, mais si votre exploitation est prête à répondre à cette demande sans perdre le contrôle des coûts.

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