L'audit des achats de fin d'année

10 points à passer en revue avant décembre

Alors que l'année touche à sa fin, les professionnels de l'hôtellerie et de la restauration ont l'occasion de faire le point sur leurs pratiques d'achat, d'identifier des sources d'économies et de se préparer pour l'année à venir. La hausse des coûts alimentaires, les contraintes liées à la main-d'œuvre et les fluctuations des prix des fournisseurs rendent plus important que jamais de comprendre où va votre argent.

Un bilan des achats en fin d'année peut vous aider à identifier des opportunités d'amélioration de l'efficacité, à renforcer les contrôles d'approvisionnement et à prendre de meilleures décisions pour le prochain cycle budgétaire.

Que vous gériez un restaurant, un hôtel, une résidence pour seniors, un club de golf ou une entreprise de restauration multi-sites, une liste de contrôle pour l’audit des achats peut vous aider à évaluer vos processus actuels et à identifier les axes d’amélioration.

Voici 10 points à passer en revue avant décembre.

1. Passez en revue vos dépenses d’achat annuelles

Commencez par examiner le coût total de vos achats pour l’année. Comparez les dépenses réelles à votre budget et identifiez les variations significatives concernant les denrées alimentaires, les boissons, les fournitures, les équipements et les services.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles catégories ont connu les hausses de prix les plus importantes ?
• Dépensez-vous plus que prévu auprès de certains fournisseurs ?
• Vos besoins d’achat ont-ils évolué au cours de l’année ?
• Existe-t-il des possibilités de regrouper vos dépenses ?

Comprendre vos habitudes d’achat vous donne une vision plus claire de vos coûts et vous aide à établir le budget de l’année prochaine.

L’outil « Cost outlook » d’Entegra peut vous aider à planifier l’avenir.

2. Évaluez les contrats et les tarifs des fournisseurs

Les accords avec les fournisseurs peuvent évoluer au fil du temps, et les tarifs ne reflètent pas toujours vos besoins actuels ou votre volume d’achat.

Passez en revue les conditions contractuelles, les dates de renouvellement, les tarifs négociés, les frais de livraison, les remises et les éventuelles conditions de commande minimale. Comparez les tarifs actuels aux options disponibles sur le marché et vérifiez que les conditions convenues sont bien respectées.

Pour les exploitants canadiens, la fluctuation des prix des denrées alimentaires, des coûts de transport et des conditions d’approvisionnement régionales peut rendre les revues régulières des fournisseurs particulièrement utiles.

Profitez de votre bilan d’achats de fin d’année pour identifier les contrats qui doivent être renégociés ou réexaminés avant leur renouvellement.

3. Recherchez les dépenses non conformes

Les dépenses non conformes surviennent lorsque des employés achètent des produits en dehors des fournisseurs, contrats ou processus d’achat approuvés.

Ces achats peuvent compliquer le contrôle des coûts, le suivi des dépenses et la mise à profit des tarifs négociés.

Passez en revue les transactions pour détecter :

• Les achats effectués en dehors des accords avec les fournisseurs agréés
• Les commandes en double ou inutiles
• Les achats d’urgence fréquents
• Dépenses dépassant les limites d’approbation établies

Des politiques d’achat claires, des listes de fournisseurs agréés et une communication cohérente peuvent contribuer à réduire les dépenses hors contrat.

4. Évaluez vos contrôles d’approvisionnement

Des contrôles d’approvisionnement rigoureux permettent de s’assurer que les achats sont nécessaires, correctement approuvés et enregistrés avec précision.

Passez en revue vos politiques d’achat et vos processus d’approbation afin de vérifier qu’ils restent adaptés à votre entreprise. Vérifiez si les employés comprennent les limites de dépenses, les exigences en matière de documentation et les procédures de sélection des fournisseurs.

Vérifiez si votre processus actuel comprend des niveaux d’approbation appropriés, la vérification des factures, la séparation des responsabilités en matière d’achats et des examens réguliers des exceptions.

Des contrôles efficaces peuvent contribuer à réduire les erreurs, à améliorer la responsabilité et à favoriser des décisions d’achat plus cohérentes.

5. Comparez les factures aux bons de commande

Les écarts entre factures peuvent s’accumuler au fil de l’année. Des prix erronés, des facturations en double, des frais imprévus et des différences de quantité peuvent affecter votre résultat net.

Vérifiez un échantillon de factures par rapport aux bons de commande, aux bordereaux de livraison et aux tarifs convenus avec les fournisseurs.

Recherchez :

• Des écarts de prix entre les factures et les contrats
• Des produits facturés mais non reçus
• Des factures ou des frais en double
• Des frais de livraison imprévus
• Des quantités erronées ou des substitutions de produits

Le traitement rapide des écarts peut contribuer à améliorer la précision des paiements et à renforcer les relations avec les fournisseurs.

6. Examiner les stocks et le gaspillage alimentaire

Les stocks excédentaires immobilisent des liquidités, tandis qu’un approvisionnement insuffisant peut entraîner des commandes d’urgence, des perturbations dans les menus et des coûts inutiles.

Examinez les niveaux de stock, la fréquence des achats, les pertes dues à la détérioration et l’utilisation des produits. Pour les restaurateurs, comparez les habitudes d’achat à la demande liée aux menus et aux variations saisonnières.

Demandez-vous s’il est possible d’améliorer les prévisions, d’ajuster les quantités commandées ou de standardiser les produits entre les différents établissements.

La réduction du gaspillage alimentaire constitue une autre opportunité importante. Le suivi du gaspillage et l’examen de la taille des portions, des pratiques de stockage et des performances des menus peuvent aider les exploitants à maîtriser les coûts alimentaires tout en soutenant les objectifs de développement durable.

Découvrez comment l’optimisation des menus peut vous aider

7. Évaluez les performances et la fiabilité des fournisseurs

Le prix ne représente qu’une partie de la valeur d’un fournisseur. Une qualité constante des produits, une livraison fiable et un service réactif sont également essentiels au bon déroulement des opérations quotidiennes.

Évaluez les performances des fournisseurs tout au long de l’année à l’aide de critères tels que :

• Livraisons ponctuelles et complètes
• La qualité et la constance des produits
• La disponibilité et les substitutions
• La réactivité face aux problèmes
• Le respect des exigences en matière de sécurité alimentaire et autres

Utilisez les résultats pour identifier les fournisseurs qui répondent aux attentes et ceux qui pourraient nécessiter des améliorations. Le cas échéant, discutez des problèmes de service et convenez d’améliorations mesurables pour l’année à venir.

8. Recherchez des opportunités de regroupement des achats

L’achat de produits similaires auprès de plusieurs fournisseurs peut compliquer la gestion des dépenses et limiter votre capacité à bénéficier de tarifs compétitifs.

Vérifiez si certains sites, services ou équipes achètent indépendamment des produits identiques ou similaires.

La standardisation de certains produits et la consolidation des volumes d’achat éligibles peuvent contribuer à simplifier les commandes, à améliorer la cohérence et à dégager des opportunités d’économies.

Pour les entreprises disposant de plusieurs sites, cet examen est particulièrement utile. Une vision plus claire des achats sur l’ensemble des sites peut révéler des opportunités qui ne sont pas forcément évidentes lorsque chaque site gère ses commandes séparément.

9. Examinez les budgets et prévisionnez les coûts de l’année prochaine

Un audit des achats de fin d’année ne doit pas se limiter à identifier les problèmes passés. Il doit vous aider à planifier l’année à venir.

Utilisez vos données d’achat pour établir un budget réaliste pour le prochain exercice financier. Tenez compte des variations de prix des fournisseurs, de la demande saisonnière, des coûts de main-d’œuvre, des plans de menus, des prévisions de fréquentation et des rénovations ou achats d’équipement prévus.

Identifiez les catégories qui pourraient nécessiter une attention particulière et fixez des objectifs en matière de maîtrise des coûts, de conformité des achats et de réduction du gaspillage.

Des prévisions bien fondées aident votre équipe à se préparer aux évolutions du marché plutôt que de réagir à des coûts imprévus.

10. Fixez des objectifs d’approvisionnement et suivez les résultats

Une fois votre analyse terminée, traduisez vos conclusions en un plan d’action.

Fixez un petit nombre d’objectifs d’approvisionnement mesurables pour l’année à venir, tels que la réduction des dépenses hors contrat, l’amélioration de l’exactitude des factures, la diminution du gaspillage alimentaire ou le renforcement de la conformité des achats.

Attribuez la responsabilité de chaque action, établissez un calendrier et déterminez comment les progrès seront mesurés.

Voici quelques indicateurs utiles :

• Dépenses totales d’achats par rapport au budget
• Pourcentage d’achats effectués auprès de fournisseurs agréés
• Performance des fournisseurs en matière de livraison et de qualité
• Gaspillage alimentaire et rotation des stocks
• Économies identifiées et économies réalisées

Des bilans réguliers tout au long de l’année permettent de s’assurer que les améliorations sont pérennisées et que votre stratégie d’achats continue de soutenir vos objectifs commerciaux.

Consultez notre guide complet sur les achats

Comment Entegra peut vous aider à renforcer votre stratégie d’achats

La réalisation d’un audit des achats peut révéler des opportunités d’amélioration des pratiques d’achat, mais c’est la mise en œuvre des recommandations issues de cet audit qui crée une valeur durable.

Entegra collabore avec des entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration à travers le Canada pour les aider à simplifier leurs achats, à accéder à des programmes de fournisseurs compétitifs et à identifier des opportunités d’amélioration de leurs performances d’achat.

En tant que groupement d’achat (GPO), Entegra regroupe les volumes d’achat pour aider ses membres éligibles à accéder à des programmes fournisseurs négociés et à des avantages d’achat. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions d’achat plus éclairées tout en mettant l’accent sur la qualité des produits et les besoins opérationnels.

Consultez notre guide sur l’efficacité opérationnelle et soutenez la croissance de votre entreprise.

Entegra peut vous aider à atteindre vos objectifs d’approvisionnement en vous aidant à :

• Identifier les opportunités d’économies : passer en revue les catégories d’achat et les programmes fournisseurs afin de découvrir des opportunités potentielles d’optimisation des coûts.
• Accéder aux programmes fournisseurs : Explorez les programmes alimentaires, non alimentaires, d’équipement et de services adaptés à votre activité.
• Simplifier les achats : Utilisez les outils et ressources d’achat disponibles pour favoriser une gestion plus cohérente des commandes et améliorer la visibilité sur les activités d’achat.
• Faciliter le choix des fournisseurs : Accédez à un vaste réseau de programmes fournisseurs et d’options locales susceptibles de répondre aux besoins de votre entreprise.
• Planifier l’année à venir : Utilisez les analyses d’achats et les ressources disponibles pour faciliter l’élaboration du budget, les décisions d’achat et la gestion continue des coûts.

Chaque entreprise a des priorités différentes. Que vous souhaitiez revoir vos contrats fournisseurs, améliorer la cohérence des achats entre vos différents sites ou trouver des opportunités de gestion des coûts alimentaires, Entegra peut vous aider à explorer des solutions adaptées à votre activité.

Tirez le meilleur parti de votre bilan de fin d’année

Un audit des achats en fin d’année est l’occasion d’aller au-delà du simple examen des dépenses et d’analyser de plus près la manière dont votre entreprise achète, gère et utilise les produits et services.

En examinant les tarifs des fournisseurs, les contrôles d’approvisionnement, les stocks, les factures et les habitudes d’achat avant le mois de décembre, vous pouvez identifier des économies potentielles, renforcer vos processus et définir des objectifs plus clairs pour l’année à venir.

Prêt à examiner de plus près votre stratégie d’achat ?Contactez Entegra pour découvrir comment une centrale d’achat peut aider votre entreprise du secteur de l’hôtellerie ou de la restauration à identifier des opportunités d’achat et à se préparer pour l’année à venir.