Guide pratique pour réussir la haute saison

L'été est l'une des saisons les plus chargées pour les hôtels. Les clients s'attendent à un service rapide, une cuisine de qualité, des chambres confortables et un fonctionnement sans faille. Parallèlement, les équipes hôtelières doivent souvent faire face à une demande accrue, à des difficultés de recrutement et à une hausse des coûts.

Pour rester compétitifs, les hôtels doivent s'y préparer à l'avance. Un plan de préparation estival solide permet d'améliorer la satisfaction des clients tout en garantissant l'efficacité des opérations et la maîtrise des coûts.

L'un des moyens les plus efficaces de se préparer consiste à mettre en œuvre des stratégies d'approvisionnement hôtelier plus intelligentes et à collaborer avec un GPO (Group Purchasing Organization) tel qu'Entegra. Ces outils aident les hôtels à réduire leurs coûts, à améliorer l'accès aux fournisseurs et à rationaliser les achats dans tous les départements.

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle pratique pour la préparation estivale des hôtels.

1. Passez en revue vos opérations de restauration

La restauration (F&B) est l’un des aspects les plus importants de l’expérience client pendant l’été. Les clients passent plus de temps à prendre leurs repas sur les terrasses, au bord des piscines et dans les restaurants de l’hôtel.

Avant le début de la haute saison, les hôtels doivent passer en revue l’ensemble de leurs opérations de restauration.

Actions clés :

• Mettre à jour les menus saisonniers avec des produits frais très demandés
• Vérifier les contrats avec les fournisseurs
• Réviser les niveaux de stock en prévision de la demande de pointe
• Réduire le gaspillage en améliorant les prévisions
• Former le personnel pour un service plus rapide pendant les périodes de forte affluence

Une bonne planification de la restauration aide les hôtels à augmenter leur chiffre d'affaires tout en maintenant un service constant. Une GPO peut également aider à obtenir de meilleurs prix sur les produits alimentaires et les boissons, réduisant ainsi les coûts globaux pendant les mois de forte affluence.

2. Renforcer les processus d'approvisionnement de l'hôtel

La demande estivale met la pression sur les équipes d'achat. Sans système clair, les coûts peuvent grimper rapidement.

C'est là que de solides pratiques d'approvisionnement hôtelier deviennent essentielles.

Les hôtels devraient :

• Passer en revue tous les contrats fournisseurs en cours
• Identifier les dépenses hors contrat
• Regrouper les fournisseurs lorsque cela est possible
• Standardiser les achats entre les services
• Améliorer la visibilité sur les données de dépenses

Un processus d'approvisionnement structuré aide les hôtels à garder le contrôle pendant la haute saison. Il réduit également les achats de dernière minute, qui entraînent souvent des coûts plus élevés.

Travailler avec un GPO comme Entegra permet aux hôtels d'accéder à des tarifs pré-négociés et à des réseaux de fournisseurs de confiance. Cela aide les équipes à gagner du temps et de l'argent tout en améliorant la fiabilité de l'approvisionnement.

3. Préparer le mobilier, les agencements et les équipements (FF&E) pour le confort des clients

Le FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment) joue un rôle majeur dans l'expérience client pendant la saison estivale.

Un taux d'occupation élevé entraîne une usure accrue des actifs de l'hôtel, en particulier dans les chambres, les terrasses et les espaces communs.

Les hôtels devraient :

• Inspecter le mobilier d'extérieur et remplacer les éléments endommagés
• Vérifier les systèmes de climatisation et les équipements de refroidissement
• Rafraîchir les espaces de détente du hall et des terrasses
• Remplacer la literie, le linge de maison et les textiles d'ameublement usés
• S'assurer que tous les équipements des chambres sont pleinement opérationnels

Planifier à l'avance la mise à niveau du mobilier, des équipements et des accessoires permet d'éviter les perturbations pendant les périodes de forte affluence. Cela améliore également la satisfaction des clients, en particulier dans les espaces extérieurs et de loisirs où les clients passent plus de temps en été.

Grâce à des stratégies d'approvisionnement intelligentes, les hôtels peuvent se procurer des articles d'ameublement, d'équipement et de mobilier (FF&E) de manière plus rentable et garantir une qualité constante dans l'ensemble de leurs établissements.

4. Optimiser les effectifs et les flux opérationnels

L'été est synonyme d'une fréquentation accrue, d'événements et d'une activité plus intense de la part des clients. Cela peut exercer une pression sur le personnel de l'hôtel.

Pour s'y préparer, les hôtels doivent se concentrer sur l'efficacité opérationnelle.

Étapes clés :

• Ajuster les effectifs en fonction des prévisions de demande
• Former les employés à plusieurs fonctions dans différents services
• Simplifier les procédures opérationnelles quotidiennes
• Améliorer la communication entre les équipes
• Utiliser la technologie pour réduire les tâches manuelles

Des opérations efficaces contribuent à réduire le stress du personnel et à améliorer l'expérience client. Une planification rigoureuse permet également de réduire les coûts liés aux heures supplémentaires pendant les périodes de forte affluence.

5. Évaluer les performances des fournisseurs et la stabilité de la chaîne d'approvisionnement

L'été n'est pas le moment de faire face à des imprévus dans la chaîne d'approvisionnement. Les hôtels doivent passer en revue toutes leurs relations avec les fournisseurs avant le début de la haute saison.

Les domaines prioritaires sont les suivants :

• Fiabilité des livraisons
• Disponibilité des produits
• Stabilité des prix
• Options de fournisseurs alternatifs
• Respect des contrats

Une solide stratégie d'approvisionnement hôtelier garantit que les fournisseurs sont en phase avec la demande de la haute saison. Un GPO comme Entegra peut également aider les hôtels à accéder à un réseau de fournisseurs plus large, réduisant ainsi les risques et améliorant la cohérence.

6. Se concentrer sur les points de contact avec les clients

Les attentes des clients sont plus élevées en été. Les hôtels doivent s'assurer que chaque point de contact est cohérent et de haute qualité.

Cela inclut :

• L'expérience d'arrivée et de départ
• La propreté et la préparation des chambres
• Le service de restauration et de bar
• La piscine et les équipements extérieurs
• Les services événementiels et de conciergerie

De petites améliorations au niveau du service peuvent faire une grande différence en termes de satisfaction des clients et d'avis en ligne.

7. Utiliser les achats pour maîtriser la hausse des coûts

L'été s'accompagne souvent d'une augmentation des coûts liés à la restauration, à la main-d'œuvre et aux fournitures. Sans contrôles appropriés, les marges peuvent rapidement s'amenuiser.

Les achats hôteliers stratégiques aident à gérer ces pressions en :

• Réduisant la fragmentation des fournisseurs
• Augmentant le pouvoir d'achat grâce à un GPO
• Offrant une meilleure visibilité sur les dépenses
• Permettant des prévisions plus précises

Cela permet aux hôtels de maintenir la qualité du service tout en préservant leur rentabilité.

Conclusion

Le succès estival dans le secteur hôtelier dépend de la préparation. Les hôtels qui planifient tôt leurs besoins en matière de restauration, de mobilier, d'équipement et de personnel sont mieux placés pour faire face aux pics de demande.

Une solide stratégie d'approvisionnement hôtelier, soutenue par un GPO comme entegra, aide les hôtels à réduire leurs coûts et à améliorer leur efficacité. Parallèlement, une planification minutieuse des FF&E et de la restauration garantit aux clients une expérience de grande qualité.

Avec une bonne préparation, l'été devient non seulement une saison chargée, mais aussi une saison rentable.

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