Ruée des fêtes : votre stratégie d'approvisionnement hôtelier est-elle prête ?
Introduction
La période des fêtes est l’une des plus chargées de l’année pour les hôtels et complexes touristiques à travers le Canada. Des fêtes de fin d’année aux événements d’entreprise, en passant par les vacances en famille, les escapades hivernales et les repas de saison, la demande des clients peut augmenter rapidement.
Si une fréquentation accrue et un nombre plus important de réservations créent de nouvelles opportunités de revenus, elles exercent également une pression sur les opérations hôtelières.
Le service d’entretien a besoin de plus de fournitures. Les restaurants ont besoin de davantage de produits alimentaires et de boissons. Les réceptions ont besoin de produits d’accueil pour les clients, et les équipes d’entretien doivent être prêtes à faire face à une activité accrue. Sans une planification adéquate, ces besoins peuvent entraîner des commandes de dernière minute, une hausse des coûts d’achat et des ruptures de stock.
Pour les exploitants hôteliers, l’affluence des fêtes ne se résume pas à se préparer à accueillir davantage de clients. Il s’agit de s’assurer que les bons produits sont disponibles au bon moment et au bon prix.
Une solide stratégie d’achat hôtelière peut aider les établissements à se préparer à la demande saisonnière, à améliorer leurs relations avec les fournisseurs et à mieux maîtriser les coûts liés à l’accueil.
Voici six conseils pour préparer la stratégie d’approvisionnement de votre hôtel en vue de la période des fêtes.
1. Passez en revue vos données d’achat avant l’affluence
Les meilleures décisions d’achat pour les fêtes commencent par une bonne compréhension des besoins de votre hôtel.
Avant de passer vos commandes saisonnières, examinez les registres d’achat, les rapports d’inventaire et les dépenses des périodes de fêtes précédentes. Cela vous aidera à identifier les produits les plus utilisés, les postes où les coûts ont augmenté et les services qui ont besoin de fournitures supplémentaires.
Examinez les principales catégories d’achat, notamment :
- Entretien ménager : produits d’entretien, fournitures de blanchisserie, articles de toilette pour les clients et linge de maison.
- Restauration : ingrédients, boissons, café, fournitures pour le petit-déjeuner et plats saisonniers.
- Cadeaux de bienvenue : articles de toilette, cadeaux de bienvenue, produits jetables et fournitures pour les chambres.
- Entretien : ampoules, filtres, matériel de nettoyage et fournitures de réparation.
- Réception et administration : fournitures de bureau, documents imprimés et autres produits de première nécessité.
Comparez les achats de l’année dernière aux prévisions d’occupation actuelles et aux événements prévus.
Par exemple, un hôtel qui prévoit davantage de réservations familiales pourrait avoir besoin de fournitures supplémentaires pour le petit-déjeuner, de produits d’accueil et de produits d’entretien.
L’utilisation des données d’achat aide les responsables à prendre des décisions éclairées plutôt que de se fier à des suppositions. Elle permet également de repérer plus facilement les dépenses inhabituelles et d’identifier les opportunités d’amélioration des achats de l’hôtel.
2. Planifier les stocks en fonction du taux d’occupation et de la demande des clients
Commander trop peu peut perturber le service. Commander trop peut immobiliser des fonds dans les stocks et entraîner du gaspillage.
L’objectif est de trouver le juste équilibre.
Commencez par relier votre plan d’achats au taux d’occupation prévu, aux réservations de groupes, aux réservations de restaurant et aux événements saisonniers.
Tenez compte des besoins de chaque service et de la façon dont la demande peut évoluer tout au long du mois de décembre et de la saison hivernale.
Par exemple :
- Un taux d’occupation plus élevé peut accroître la demande en linge de maison, serviettes et articles de toilette pour les clients.
- Les fêtes de fin d’année peuvent nécessiter davantage de nourriture, de boissons et de fournitures de restauration.
- Une activité accrue au restaurant peut nécessiter des ingrédients et des fournitures de cuisine supplémentaires.
- Les conditions météorologiques hivernales peuvent entraîner une demande accrue en produits d’entretien, tapis de sol et fournitures d’entretien.
Définissez des niveaux de stock minimaux pour les produits essentiels et identifiez les articles nécessitant des délais de commande plus longs.
Il est également important d’évaluer la capacité de stockage et la durée de conservation des produits. Commander de plus grandes quantités n’est pas toujours synonyme de meilleur rapport qualité-prix si les produits périment, s’abîment ou occupent un espace de stockage précieux.
Un plan de gestion des stocks clair aide les hôtels à maintenir leurs normes de service tout en maîtrisant leurs achats.
3. Faites le point sur les relations avec les fournisseurs et les dates limites de commande
La disponibilité des fournisseurs revêt une importance particulière pendant les périodes de forte affluence.
La demande liée aux fêtes peut avoir une incidence sur les délais de livraison, la disponibilité des produits et les délais d’approvisionnement. Attendre la dernière minute pour commander des produits essentiels peut limiter les options des hôtels et entraîner des coûts potentiellement plus élevés.
Contactez vos fournisseurs suffisamment tôt pour confirmer :
- Les dates limites de commande pour les fêtes.
- Les délais de livraison et tout changement par rapport au service habituel.
- La disponibilité des produits et les pénuries potentielles.
- Les variations de prix et les conditions contractuelles.
- Les produits de remplacement si les articles préférés ne sont pas disponibles.
C’est également le moment idéal pour passer en revue votre liste actuelle de fournisseurs.
Différents services achètent-ils des produits similaires auprès de plusieurs fournisseurs ? Existe-t-il des possibilités de regrouper les commandes ou de recourir à des programmes de fournisseurs privilégiés ?
Réduire les doublons inutiles entre fournisseurs peut simplifier les achats, améliorer la visibilité sur les dépenses et faciliter la gestion des commandes.
Des relations solides avec les fournisseurs constituent un élément important du contrôle des coûts dans le secteur hôtelier. Elles aident les hôtels à se préparer à l’évolution de la demande tout en conservant l’accès aux produits dont ils ont besoin.
4. Recherchez des économies dans tous les services
Les achats hôteliers vont bien au-delà de la restauration.
Si les coûts alimentaires retiennent souvent l’attention, d’autres catégories d’achats peuvent avoir un impact significatif sur les budgets d’exploitation.
Pendant la période des fêtes, passez en revue les dépenses de tous les services afin d’identifier les opportunités d’optimisation.
Voici quelques domaines à prendre en compte :
Restauration : examinez les prix des ingrédients, la taille des portions et les exigences des menus saisonniers. Recherchez des produits pouvant être utilisés dans plusieurs plats du menu.
Entretien ménager : Standardisez, dans la mesure du possible, les produits d’entretien couramment utilisés, les produits d’accueil destinés aux clients et les fournitures de blanchisserie.
Mobilier, agencements et équipements (FF&E) : Passez en revue le mobilier, l’éclairage et les autres achats importants. Planifiez les remplacements et les mises à niveau à l’avance plutôt que de prendre des décisions précipitées.
Fournitures et équipements d’exploitation (OS&E) : Passez en revue les articles du quotidien tels que les ustensiles de cuisine, le linge de maison, la vaisselle et le petit matériel.
Entretien et réparations : Identifiez les produits et pièces de rechange à commander avant que la demande n’augmente.
L’analyse globale des dépenses de l’établissement permet de mettre au jour des économies qui pourraient passer inaperçues si chaque service gérait ses achats séparément.
5. Standardiser les achats entre les différents sites
Pour les groupes hôteliers et les exploitants de plusieurs établissements, la cohérence des achats peut faire une différence significative.
Lorsque chaque établissement commande ses produits de manière indépendante, les tarifs, la sélection des produits et les relations avec les fournisseurs peuvent varier. Il peut alors s’avérer difficile de suivre les dépenses et d’identifier les opportunités d’économies.
Une approche plus cohérente peut s’avérer utile.
Envisagez de créer des listes de produits privilégiés pour les articles couramment achetés, de définir des directives d’achat claires et d’examiner les programmes des fournisseurs sur l’ensemble des sites.
La standardisation peut aider les hôtels à :
- Améliorer la visibilité sur les achats.
- Réduire les variations inutiles entre les produits.
- Simplifier la gestion des commandes et des stocks.
- Garantir une qualité constante des produits.
- Identifier les opportunités d’exploiter plus efficacement le volume d’achat.
Cela ne signifie pas que chaque établissement doive acheter exactement les mêmes produits. Un complexe touristique, un hôtel en centre-ville et un établissement de séjour prolongé peuvent avoir des besoins très différents.
L’objectif est de mettre en place des pratiques d’achat cohérentes tout en conservant une certaine flexibilité lorsque cela s’avère judicieux.
6. Faire appel à un partenaire d’achat pour faciliter la maîtrise des coûts
La gestion de multiples fournisseurs, catégories de produits et budgets d’achat peut prendre un temps considérable.
Pour les hôtels cherchant à améliorer leur efficacité, collaborer avec un groupement d’achat (GPO) peut apporter un soutien supplémentaire en matière d’achats.
Un GPO regroupe les volumes d’achat de plusieurs entreprises afin d’aider ses membres à accéder à des programmes fournisseurs compétitifs et à des opportunités tarifaires avantageuses.
Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les hôtels indépendants et les petits établissements qui ne disposent pas nécessairement du même pouvoir d’achat que les grands groupes hôteliers.
Entegra aide les hôtels et les entreprises du secteur de l’hôtellerie-restauration à travers le Canada à accéder à des programmes fournisseurs et à des solutions d’achat dans un large éventail de catégories.
Grâce à Entegra, les membres peuvent explorer des opportunités pour :
- Bénéficier de tarifs fournisseurs compétitifs.
- Améliorer l’efficacité des achats.
- Trouver des offres avantageuses dans les domaines de la restauration, des boissons et des fournitures d’exploitation.
- Réévaluer leurs pratiques d’achat et identifier les possibilités d’économies.
- Entrer en contact avec un vaste réseau de fournisseurs.
Entegra comprend que chaque hôtel a des besoins opérationnels différents. Une stratégie d’achat adaptée doit soutenir les objectifs de chaque établissement tout en contribuant à maîtriser les coûts et à préserver l’expérience client.
L’adhésion à Entegra est gratuite, sans frais d’adhésion ni minimum d’achat.
Rendez cette période des fêtes plus efficace
L’affluence des fêtes peut offrir de précieuses opportunités aux hôtels à travers le Canada, mais le succès ne se résume pas à remplir les chambres et à augmenter les réservations.
Derrière chaque expérience client réussie se cache une organisation bien préparée.
En analysant les données d’achat, en planifiant les stocks, en renforçant les relations avec les fournisseurs et en recherchant des économies dans tous les services, les hôtels peuvent mieux se préparer à la demande saisonnière.
Une stratégie d’achat hôtelière proactive permet de réduire les décisions de dernière minute, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de favoriser un meilleur contrôle des coûts tout au long de l’année.
Votre hôtel est-il prêt pour l’affluence des fêtes ?
Entegra peut vous aider à identifier des opportunités d’achat, à bénéficier des programmes des fournisseurs et à optimiser votre budget d’achat.
Découvrez comment Entegra peut accompagner votre hôtel.
Foire aux questions
Comment les hôtels peuvent-ils préparer leur stratégie d’achat pour la période des fêtes ?
Les hôtels doivent analyser les données d’achat antérieures, prévoir le taux d’occupation, vérifier les niveaux de stock et confirmer les calendriers de livraison des fournisseurs. Une planification précoce permet d’éviter les ruptures de stock, les commandes inutiles et les coûts d’achat de dernière minute.
Qu’est-ce que les achats hôteliers ?
Les achats hôteliers désignent le processus consistant à s’approvisionner et à acheter les produits et services nécessaires au fonctionnement d’un établissement. Cela inclut la restauration, les boissons, les produits d’entretien, le linge de maison, les produits d’accueil, les fournitures d’entretien, le mobilier et les équipements.
Comment les hôtels peuvent-ils améliorer la maîtrise des coûts liés à l’accueil ?
Les hôtels peuvent améliorer la maîtrise des coûts en examinant les dépenses de chaque service, en standardisant les produits couramment achetés, en surveillant les stocks, en comparant les programmes des fournisseurs et en utilisant les données d’achat pour identifier les opportunités d’économies.
Comment un groupement d’achat (GPO) peut-il aider les hôtels à réaliser des économies ?
Un groupement d’achat regroupe les volumes d’achat de plusieurs entreprises afin de leur donner accès à des programmes fournisseurs et à des tarifs compétitifs. Cela peut aider les hôtels à optimiser la valeur de leurs achats et à gérer leurs dépenses d’exploitation.
De quoi les hôtels doivent-ils se approvisionner avant l’affluence des fêtes ?
Les hôtels doivent évaluer la demande prévue en matière de nourriture et de boissons, de produits d’accueil, de linge de maison, de produits d’entretien, de produits de blanchisserie et de fournitures essentielles à l’entretien. Les commandes doivent être établies en fonction des prévisions de fréquentation, de la capacité de stockage et des délais de livraison des fournisseurs.